材料：600 × 600 地砖 · 箱
完整操作说明与常见问题
建立供应商与材料目录
准备供应商联络资料、材料规格、计量单位与参考成本。
- 01
建立供应商
在材料与采购的供应商入口新增资料，填名称、联络人、电话等。先搜寻旧纪录，避免同一供应商重复建立。
- 02
建立材料
新增材料，填清楚名称、规格、单位与相关供应商。用容易区分的名称，例如地砖尺寸及款号。
- 03
核对成本与单位
确认成本的计量基础：每箱、每件或每米不可混用。设计师可见资料与财务成本按权限区分。
- 04
在项目使用目录
回到项目材料需求，选已建材料与数量。材料目录本身不是采购单，亦不代表已收货。
完成后核对
同款材料名称及单位一致，供应商资料可追溯。
新增材料会增加库存？
单纯建立材料资料不代表已到货；库存由实际收货及领料流程更新。
一份采购可有多项材料？
可以，项目需求可按供应商合并成多明细采购草稿。
由材料需求产生采购单并审批
先建立材料与供应商，确认用量、需要日期及选型。图纸数量需人工核对后才采购。
- 01
列材料需求
在项目新增材料、数量、需要日期及选型备注，填可见范围内的预计成本。此时只是需求，未成立订单。
- 02
勾选待采购项目
选择已确认且待采购的需求，按供应商产生草稿。同一供应商的多个明细可合并一单。
- 03
核对与提交
打开采购草稿，核对供应商、项目、数量及金额，提交审批。公司管理员或项目经理按权限批准。
- 04
列印并另行落单
批准后列印采购单，核对文件再自行交供应商。系统不会因批准而自动向供应商下单或付款。
完成后核对
采购明细对应原需求，没有重复采购，供应商与需要日期正确。
需求会即时扣库存？
不会。需求、采购、收货与领料是不同步骤，只有相应库存操作会改数量。
可取消采购吗？
未收货且未付款的单可按现有流程取消，材料需求会释放回待采购。
分批收货、查看尚欠与工地领料
准备实际送货数量、送货单及需要领料的项目。先核对材料单位。
- 01
打开正确采购单
对照供应商、项目与材料明细，确认这批货属于哪一张单。先看已收与尚欠，避免重复登记。
- 02
登记本次实收
例如只到 8 箱，就填 8 箱并保存送货单参考或附件。不要把订购数量全部填成实收。
- 03
接续下一批
下次再收余下 12 箱，保留另一批次纪录。收齐后状态更新，公司库存按各次实际收货增加。
- 04
领往工地
建立领料，选项目、材料、数量及同事。领料扣库存并留下用途；数量不能令库存变成负数。
完成后核对
两次收货合计等于采购数量，领料后库存与实际存货相符。
已收货单可直接改数量？
已收货纪录有锁定限制，避免库存被无声改写；目前未提供完整退货与退仓流程。
收货等于付了钱？
不是。收货更新库存，付款需要另行记录真实交易。
登记采购付款与供应商尚欠
准备付款日期、金额、方式及交易参考；需有财务写入权限。
- 01
核对采购与尚欠
打开采购单，核对供应商、总额、已付及尚欠。不以已收货状态判断是否已付款。
- 02
记录本次付款
从采购付款入口填实际金额与日期，可先付订金再付尾数。金额不能超过尚欠。
- 03
连结交易凭证
填付款方式及交易参考，按现有附件流程保留凭证。保存后确认付款已连结同一项目与采购单。
- 04
核对工程收支
返回工程收支查看同一笔支出，避免另开第二笔相同付款。全部付款合计达总额后，再核对尚欠为零。
完成后核对
采购余额与真实付款相符，没有重复支出。
可以付超出采购金额吗？
系统会检查尚欠，不能超付；额外费用需先厘清对应单据。
批准采购会自动付款？
不会。审批、收货及付款分开记录，系统没有银行自动转帐。