材料：600 × 600 地磚 · 箱
完整操作說明與常見問題
建立供應商與材料目錄
準備供應商聯絡資料、材料規格、計量單位與參考成本。
- 01
建立供應商
在材料與採購的供應商入口新增資料，填名稱、聯絡人、電話等。先搜尋舊紀錄，避免同一供應商重複建立。
- 02
建立材料
新增材料，填清楚名稱、規格、單位與相關供應商。用容易區分的名稱，例如地磚尺寸及款號。
- 03
核對成本與單位
確認成本的計量基礎：每箱、每件或每米不可混用。設計師可見資料與財務成本按權限區分。
- 04
在項目使用目錄
回到項目材料需求，選已建材料與數量。材料目錄本身不是採購單，亦不代表已收貨。
完成後核對
同款材料名稱及單位一致，供應商資料可追溯。
新增材料會增加庫存？
單純建立材料資料不代表已到貨；庫存由實際收貨及領料流程更新。
一份採購可有多項材料？
可以，項目需求可按供應商合併成多明細採購草稿。
由材料需求產生採購單並審批
先建立材料與供應商，確認用量、需要日期及選型。圖紙數量需人工核對後才採購。
- 01
列材料需求
在項目新增材料、數量、需要日期及選型備註，填可見範圍內的預計成本。此時只是需求，未成立訂單。
- 02
勾選待採購項目
選擇已確認且待採購的需求，按供應商產生草稿。同一供應商的多個明細可合併一單。
- 03
核對與提交
打開採購草稿，核對供應商、項目、數量及金額，提交審批。公司管理員或項目經理按權限批准。
- 04
列印並另行落單
批准後列印採購單，核對文件再自行交供應商。系統不會因批准而自動向供應商下單或付款。
完成後核對
採購明細對應原需求，沒有重複採購，供應商與需要日期正確。
需求會即時扣庫存？
不會。需求、採購、收貨與領料是不同步驟，只有相應庫存操作會改數量。
可取消採購嗎？
未收貨且未付款的單可按現有流程取消，材料需求會釋放回待採購。
分批收貨、查看尚欠與工地領料
準備實際送貨數量、送貨單及需要領料的項目。先核對材料單位。
- 01
打開正確採購單
對照供應商、項目與材料明細，確認這批貨屬於哪一張單。先看已收與尚欠，避免重複登記。
- 02
登記本次實收
例如只到 8 箱，就填 8 箱並保存送貨單參考或附件。不要把訂購數量全部填成實收。
- 03
接續下一批
下次再收餘下 12 箱，保留另一批次紀錄。收齊後狀態更新，公司庫存按各次實際收貨增加。
- 04
領往工地
建立領料，選項目、材料、數量及同事。領料扣庫存並留下用途；數量不能令庫存變成負數。
完成後核對
兩次收貨合計等於採購數量，領料後庫存與實際存貨相符。
已收貨單可直接改數量？
已收貨紀錄有鎖定限制，避免庫存被無聲改寫；目前未提供完整退貨與退倉流程。
收貨等於付咗錢？
不是。收貨更新庫存，付款需要另行記錄真實交易。
登記採購付款與供應商尚欠
準備付款日期、金額、方式及交易參考；需有財務寫入權限。
- 01
核對採購與尚欠
打開採購單，核對供應商、總額、已付及尚欠。不以已收貨狀態判斷是否已付款。
- 02
記錄本次付款
從採購付款入口填實際金額與日期，可先付訂金再付尾數。金額不能超過尚欠。
- 03
連結交易憑證
填付款方式及交易參考，按現有附件流程保留憑證。保存後確認付款已連結同一項目與採購單。
- 04
核對工程收支
返回工程收支查看同一筆支出，避免另開第二筆相同付款。全部付款合計達總額後，再核對尚欠為零。
完成後核對
採購餘額與真實付款相符，沒有重複支出。
可以付超出採購金額嗎？
系統會檢查尚欠，不能超付；額外費用需先釐清對應單據。
批准採購會自動付款？
不會。審批、收貨及付款分開記錄，系統沒有銀行自動轉帳。