項目名稱：海景居 · 兩房一廳
完整操作說明與常見問題
建立第一個裝修項目與員工分工
準備客戶聯絡資料、工程地址、預計工期及參與員工。需要有新增客戶和項目的權限。
- 01
先建立客戶
在「客戶管理」新增客戶，填寫名稱、聯絡人及電話。先搜尋同名客戶，已有紀錄可直接沿用，避免同一客戶的工程分散到不同資料。
- 02
新增項目資料
進入「項目管理」新增項目，選取客戶，再填工程名稱、地址、預算及起訖日期。名稱可包含屋苑與單位，方便日後搜尋。
- 03
多選負責員工
在負責員工欄搜尋並勾選同事，可同時選項目經理、設計師及工程同事。檢查已選名單；分工代表責任安排，實際可做甚麼仍由角色權限決定。
- 04
儲存並開始跟進
儲存後會進入該項目的跟進頁。寫下首次量度日期與待辦事項，再返回項目總覽核對資料。列表的「只看我負責的項目」可縮窄工作範圍。
完成後核對
重新打開項目，確認客戶、地址、員工名單及第一筆跟進都在同一項目。
揀咗員工，其他同事就睇唔到？
不是。員工分工不會改成獨立的項目存取限制；能否查看或修改仍按公司角色權限。
為甚麼揀唔到某位員工？
先確認員工屬於同一公司而且帳戶仍啟用。新分工不能加入已停用員工。
保存項目跟進紀錄，下次接住做
先選對項目，整理本次進展、未解決問題及下一步。紀錄只供工作區內部查看。
- 01
先讀上次跟進
打開項目跟進頁，查看最新紀錄與填寫時間，再按需要向下查閱較早內容。項目總覽亦會顯示最近的跟進，方便接手工作。
- 02
寫清楚本次變更
在新增欄寫下已完成事項、客戶確認內容及仍待決定的地方。例如將「改櫃」寫成「玄關櫃改為 35 cm 深，待客戶確認門色」。
- 03
儲存並核對
提交後檢查新紀錄、填寫人及香港時間。紀錄保存於公司的項目資料，離開頁面或重新登入後仍可查閱。
- 04
沿用同一項目續寫
下次跟進先看舊紀錄，再補充新進展。已完成項目仍可新增保養跟進；更改負責員工或階段時，系統亦會留下歷史。
完成後核對
離開再打開同一項目，確認舊紀錄與新紀錄並存，內容沒有被覆寫。
儲存後會自動通知客戶？
不會。這是內部文字跟進紀錄，沒有自動寄信、發訊息或 AI 對話。
同事同時填寫會蓋過我的內容？
每次新增都是獨立紀錄，不會用整份項目資料覆寫其他人的跟進。
用項目總覽追蹤進度、圖紙與成本
先建立項目。設計、採購、任務及交易需要連結到正確項目，總覽才有可核對的資料。
- 01
選擇正在處理的項目
從項目列表搜尋名稱或查看本人負責的項目。打開後先核對客戶、地址及負責員工，避免在同一客戶的另一項工程內操作。
- 02
按實際進度更新階段
檢視接洽量度、設計報價、合約開工、材料施工、驗收交付及收款保養。更新階段前先核對所需文件與確認事項，不以畫面進度代替實際完工。
- 03
集中查看設計與圖片
進入「設計與圖片」，開啟所屬方案、效果圖及已完成的參觀影片。修改設計應回到原方案，另存比較稿時使用獨立方案名稱。
- 04
核對成本與下一步
查看已簽合約、實際收入、實際支出及採購尚欠，再對照施工安排與最新跟進。未付採購不等於已付款，現金收支差額亦不等於工程利潤。
完成後核對
從總覽進入圖紙、報價與施工分頁時，保持在同一項目。手機可用分頁選單切換。
進度更新會代我完成任務？
不會。階段與任務、驗收、收付款是不同紀錄，各項仍須按實際結果更新。
為甚麼不同同事看到的成本不同？
成本及財務資料按角色開放；例如設計師的材料工作不會因此取得採購付款權限。