成員：設計部新同事
完整操作說明與常見問題
邀請員工、設定角色與停用帳戶
由公司管理員操作，準備員工姓名、電郵、部門及合適角色。
- 01
新增成員
在成員管理填姓名、電郵、部門與電話，選合適角色。先核對公司席位及現有成員，避免重複建立。
- 02
交付啟用碼
建立後取得啟用碼，由公司交給指定同事，讓對方到啟用帳戶頁設定登入。啟用碼有期限且只可使用一次，不要公開張貼。
- 03
核對角色權限
在角色權限頁查看實際功能範圍。項目分工不會改變角色權限；需要財務寫入的工作由合適角色處理。
- 04
維護成員狀態
員工調職時修改資料及角色，離職時停用帳戶。停用不等於刪除過往項目歷史，舊紀錄仍可追溯。
完成後核對
成員可用自己的帳戶登入，只看到角色允許的功能。
系統會自動寄邀請電郵？
建立帳戶會提供啟用碼，應由公司交給指定同事；不要把取得碼當成已發信。
超級管理員等於公司管理員？
不是。平台角色管理公司帳戶，與公司業務操作角色分開。
員工打卡、出勤查閱與假期申請
使用自己的帳戶登入，確認當天日期與需要申請的假期範圍。
- 01
記錄當天出勤
進入員工與考勤，按實際上班及下班時間使用打卡操作。先看當日狀態，不要把查看紀錄當作已打卡。
- 02
查閱及匯出
按頁面可用範圍查看出勤，核對日期與時間。需要整理時使用出勤匯出，管理可見範圍按權限。
- 03
提交假期
新增假期申請，填類型、日期及原因，保存後查看申請狀態。先核對施工安排，讓負責人知道人手變動。
- 04
審批及核對結果
有審批權限的同事核對後批准或拒絕，申請人回頁面查看結果。待審批不等於已獲批。
完成後核對
出勤紀錄及假期狀態與實際安排一致，日期沒有跨錯日。
打卡會自動計薪或 MPF？
目前沒有薪酬與 MPF 計算；出勤和假期是營運紀錄。
申請後會自動發外部通知？
應以工作區顯示的申請狀態為準，沒有把申請視作已發外部訊息。
整理項目文件、照片與簽署附件
先準備檔案並確認所屬項目。可接受格式及大小以各上傳入口顯示為準。
- 01
選項目與分類
進入文件庫，先選項目及合適分類，例如合約、施工照片或送貨單。不要用另一項目的文件補齊目前紀錄。
- 02
上傳並命名
選檔上傳，使用包含日期及用途的名稱。若被拒絕，按提示檢查格式與大小，不要只改副檔名冒充支援格式。
- 03
連結業務紀錄
在合約、日誌、收貨或交付記錄選同項目的既有附件，減少重複上傳。核對文件內容與記錄相符。
- 04
查閱與下載
從文件庫或原業務記錄開啟，確認可閱讀及下載。文件受公司與角色權限保護，公開教學頁不會包含私人附件。
完成後核對
離開再開文件，確認項目、分類與業務連結正確。
同公司所有文件都可任意連結？
相關業務附件要屬於同一項目，亦需符合角色的讀寫權限。
手機相片上傳失敗？
查看該入口支援格式；例如部分相片功能只收 JPG、PNG、WebP，HEIC 需先轉檔。
設定公司資料、收款說明與帳戶安全
準備公司聯絡與收款說明。公司及員工設定需管理員權限；帳戶安全針對本人帳戶。
- 01
搜尋設定分類
在設定中心搜尋銀行、FPS、密碼或員工等字眼。選公司資料修改電話、電郵、地址與網址。
- 02
修改收款與單據
進入收款與單據，填正確銀行或轉數快付款說明，核對即時預覽後儲存。這是單據文字，不會建立銀行連線。
- 03
檢查 AI 與傢俬庫
在 AI 與傢俬庫查看服務及本地模型狀態；需設定服務時由管理員按現有配置處理。不要把密鑰放到教學、圖片或公開備註。
- 04
安全與操作記錄
在帳戶安全修改自己的密碼。管理員或經理可到操作記錄搜尋誰在何時更新資料；切換分類時留意未儲存標記。
完成後核對
修改分類已儲存，另一分類的草稿未被誤覆蓋；列印單據使用正確公司與付款資料。
收款說明等於已接付款閘道？
不等於。它只是單據上的付款資料，沒有自動扣款或銀行同步。
AI 頁看不到金鑰輸入怎樣辦？
服務密鑰由伺服器配置管理，並非所有帳戶都有設定入口；請由系統管理員確認服務狀態。
平台管理員建立公司與管理使用期限
需要平台超級管理員帳戶。公司管理員不能使用平台管理功能。
- 01
登入平台管理
從平台管理入口登入，確認目前在公司帳戶管理範圍，不是某公司的工程工作區。
- 02
建立公司資料
新增公司，填名稱、聯絡電郵與識別資料，設定管理員啟用安排。核對公司名稱及管理員收件對象。
- 03
設定方案與席位
按已確認服務安排設定方案、席位數及到期日。這些是管理紀錄，不會自動向公司收取訂閱費。
- 04
核對狀態與紀錄
按實際授權啟用、停用或續期，確認結果與操作紀錄。客戶查詢可在平台線索紀錄查看，後續聯絡需要人工處理。
完成後核對
公司狀態、席位與期限符合已確認安排；啟用資料只交給指定管理員。
平台管理員可借公司身份睇業務？
沒有借用公司身份查看業務的功能；公司資料與平台帳戶管理分開。
改方案會自動扣訂閱費？
不會，目前沒有自動訂閱扣款，方案與期限由管理員處理。